企画管理・素材共有・確認依頼まで、内製チームのツール構成

企画から公開まで、情報の置き場所を決める。

この資料で決めること

企画と進捗を確認する場所

素材と最新版を保存する場所

修正と承認を記録する場所

まず一本の動画を通して試し、迷わず次の工程へ渡せる構成を作ります。

探す・聞く・待つ時間を、工程ごとに見つける。

素材が見つからない → 保管場所と名前を統一

最新版が分からない → 確認対象の版を指定

返信を待ち続ける → 確認者と期限を明記

進捗が見えない → 状態と次の担当を記録

困っている工程から整えると、不要なツール追加を防げます。

一つの管理表を、制作の入口にする。

動画ごとに残す項目

管理番号と企画名

目的・視聴者・公開予定日

担当者と現在の状態

台本・素材・確認用動画へのリンク

次にすることと期限

ファイルを複製して集めず、保存先へのリンクでつなぎます。

必要な役割を満たす、最小構成から始める。

企画管理 目的・担当・進捗をそろえる

素材保管 元素材と編集データを整理する

編集 テンプレートを使って制作する

確認依頼 対象の版と修正箇所を伝える

一つの製品で複数の役割を担っても構いません。既存の社内ツールで満たせるかを先に確認します。

フォルダーは、動画番号でたどれるようにする。

構成例

動画番号・企画名

01 台本

02 元素材

03 編集データ

04 確認用

05 公開確定

元素材と書き出し動画を分け、公開確定版の置き場所を一つにします。

名前と版のルールを、短く決める。

ファイル名の例

V012_商品紹介_確認用_v03.mp4

管理番号 対象動画を特定する

用途 確認用か公開用かを区別する

版番号 修正ごとに更新する

「最終」「最終の最終」を増やさず、確定した版を管理表へ記録します。

確認依頼には、判断に必要な情報を添える。

依頼テンプレート

対象のリンクと版番号

確認してほしい点

修正できない条件

回答期限と公開予定日

最終判断する人

修正コメントは動画の時刻と理由を添え、別々のチャットに散らばらないようにします。

承認の記録と、公開作業を分けて管理する。

確認待ち → 修正中 → 再確認 → 公開可 → 公開済み

公開可にするとき 承認者・日時・対象版を残す

公開するとき 投稿先・公開URLを残す

承認後に内容を変えたら、変更箇所を示して再確認します。

共有範囲は、役割に合わせて設定する。

社内担当 必要な素材を編集できる

確認者 判断に必要な対象を閲覧・コメントできる

外部協力者 担当案件の必要な範囲だけ使える

招待先を確認し、終了時のアクセス見直しも担当を決めます。個人アカウントだけに管理を集中させない運用を検討しましょう。

引き継ぎと復旧も、選定時に試しておく。

別の担当者が素材を見つけられるか

必要なデータを書き出せるか

誤変更したファイルを戻せるか

管理者が不在でも連絡・復旧できるか

復元機能や保存期間は製品と契約で異なります。導入前に実際の条件を確認します。

機能の数より、運用の負担を測る。

振り返る指標

素材を探した時間

確認待ちの時間

修正の往復回数

最新版の取り違え

月額費用と管理の手間

導入前後を同じ工程で比べ、使わない機能や二重入力を減らします。

一本を通して、構成の抜けを確かめる。

モデルケース

企画表に動画番号を作成

台本と素材をリンクで集約

確認用の版を指定して依頼

承認記録を残し、確定版を公開

操作に迷った箇所だけ手順書へ追記します。これは運用の試し方の例です。

90日で、少ないルールを定着させる。

0〜30日 現状の置き場所を整理し、一本で試す

31〜60日 命名・確認・承認のルールをそろえる

61〜90日 引き継ぎと復旧を試し、不要な重複を整理

期間は目安です。使えている仕組みを活かしながら改善しましょう。

必要な情報へ、誰でもたどり着けるチームへ。

今日決める5つ

制作管理の入口

素材と確定版の保存先

ファイル名と版のルール

確認者と回答期限

管理・引き継ぎの担当

ショート動画屋さんの内製化支援では、貴社に合う役割・手順・改善方法を一緒に設計します。

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